CONVINUS Global Mobility Alert 41.2026

CANADA / KANADA

New Guidelines on Employer Approval for Applications for a Labor Market Impact Assessment

Employment and Social Development Canada has published an update clarifying the requirements for employer eligibility under the Temporary Foreign Worker (TFW) Program. The update emphasizes that only entities that maintain a genuine employer-employee relationship with a foreign national can be considered employers for the purposes of the Labor Market Impact Assessment (LMIA).

Key takeaways:

According to the updated guidelines, eligible employers may include individuals, businesses, corporations, and organizations.

An employer for LMIA purposes is the entity that:

• Hires the temporary foreign worker
• Determines the worker’s terms and conditions of employment
• Directly pays wages and benefits
• Bears responsibility for the employment relationship.

When reviewing LMIA applications, Service Canada may consider the following factors, among others:

• Who is responsible for ensuring compliance with the requirements of the TFW program under Canadian immigration laws and regulations?
• Who directly benefits from the worker’s services?
• Who determines where, when, and how the work is performed?
• Who pays wages and other compensation?
• Who assigns work tasks, sets expectations, and monitors performance?
• Who has the authority to hire, discipline, or terminate the worker?
• Which entity does the foreign national recognize as their employer?

The guidelines state: “Recruitment or employment agencies that recruit workers for other companies are not considered employers under the TFW program. They cannot obtain authorization to hire a foreign temporary worker.”

Neue Richtlinien zur Arbeitgeberzulassung für Anträge auf eine Arbeitsmarktverträglichkeitsprüfung

Das Ministerium für Beschäftigung und soziale Entwicklung Kanadas (Employment and Social Development Canada) hat eine Aktualisierung veröffentlicht, in der die Voraussetzungen für die Arbeitgeberberechtigung im Rahmen des Programms für ausländische Zeitarbeitskräfte (Temporary Foreign Worker -TFW-) präzisiert werden. Dabei wird betont, dass nur Einrichtungen, die ein echtes Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis mit einem ausländischen Staatsangehörigen unterhalten, für die Zwecke der Arbeitsmarktverträglichkeitsprüfung (LMIA) als Arbeitgeber gelten können.

Wichtigste Erkenntnisse:

Gemäss den aktualisierten Richtlinien können zu den berechtigten Arbeitgebern Einzelpersonen, Unternehmen, Kapitalgesellschaften und Organisationen gehören.

Ein Arbeitgeber im Sinne der LMIA ist die Einrichtung, die:

• Den ausländischen Zeitarbeitnehmer einstellt
• Die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Arbeitnehmers festlegt
• Löhne und Vergütungen direkt auszahlt
• Die Verantwortung für das Arbeitsverhältnis trägt.

Bei der Prüfung von LMIA-Anträgen kann Service Canada unter anderem folgende Faktoren berücksichtigen:

• Wer ist für die Einhaltung der Anforderungen des TFW-Programms gemäss den kanadischen Einwanderungsgesetzen und -vorschriften verantwortlich?
• Wer profitiert direkt von den Leistungen des Arbeitnehmers?
• Wer bestimmt, wo, wann und wie die Arbeit ausgeführt wird
• Wer zahlt Löhne und sonstige Vergütungen
• Wer weist Arbeitsaufgaben zu, legt Erwartungen fest und überwacht die Leistung
• Wer ist befugt, den Arbeitnehmer einzustellen, zu disziplinieren oder zu entlassen
• Welche Einrichtung erkennt der Ausländer als seinen Arbeitgeber an

In den Leitlinien heisst es: „Personalvermittlungs- oder Arbeitsagenturen, die Arbeitnehmer für andere Unternehmen rekrutieren, gelten im Rahmen des TFW-Programms nicht als Arbeitgeber. Sie können keine Genehmigung zur Einstellung eines ausländischen Zeitarbeitnehmers erhalten.“

EUROPE

International Residency Options For Investors and Families in Portugal and Malta

For individuals and families seeking to establish residency outside the United States, several countries offer immigration programs based on investment, financial resources, or other eligibility criteria. These programs can provide opportunities to live abroad, expand international mobility, and - depending on the country and program - establish long-term or permanent residency.

Below, we present two examples of residency options currently available in Europe under favorable terms:

Portugal Golden Visa

Portugal’s Golden Visa program provides a residence permit to qualifying non-EU/EEA/Swiss nationals who make and maintain an eligible investment in Portugal. Current qualifying options include a 500,000 EUR investment in certain non-real-estate collective investment funds, a 500,000 EUR investment in qualifying scientific research, a 200,000 EUR contribution supporting qualifying cultural activities, and certain business and job-creation alternatives. The program generally requires an average physical presence in Portugal of only seven days per year.

Qualifying family members may also be included under the program.

May be of interest to: Individuals and families seeking European residency while maintaining their primary residence elsewhere.

Program for Obtaining a Permanent Residence Permit in Malta

The program for obtaining a permanent residence permit in Malta enables eligible applicants to obtain a permanent residence permit in Malta. According to the program documentation, the residence permit granted under the program confers the right to stay, settle, and live in Malta, as well as to travel visa-free within the Schengen Area for up to 90 days within any 180-day period.

Applicants must meet several financial requirements. These currently include an administrative fee of 60,000 EUR, a government contribution of 37,000 EUR, a charitable donation of 2,000 EUR, and a qualifying property. Applicants may purchase a property for at least 375,000 EUR or rent a qualifying property for at least 14,000 EUR per year. In addition, applicants must meet certain financial requirements.

Eligible family members may include a spouse or eligible domestic partner, children up to the age of 28, and, under certain conditions, parents and grandparents. This programm may be of interest to: Individuals and families considering permanent residence in an EU and Schengen country.

Internationale Aufenthaltsmöglichkeiten für Investoren und Familien in Portugal und Malta

Für Einzelpersonen und Familien, die international einen Wohnsitz begründen möchten, bieten mehrere Länder Einwanderungsprogramme an, die auf Investitionen, finanziellen Mitteln oder anderen Qualifikationskriterien basieren. Diese Programme können Möglichkeiten bieten, im Ausland zu leben, die internationale Mobilität zu erweitern und – je nach Land und Programm – einen langfristigen oder dauerhaften Wohnsitz zu begründen.

Nachfolgend stellen wir beispielhaft zwei Aufenthaltsmöglichkeiten vor, die zurzeit in Europa zu vorteilhaften Konditionen zur Verfügung stehen.

Das „Golden Visa“-Programm in Portugal

Das „Golden Visa“-Programm in Portugal gewährt berechtigten Staatsangehörigen aus Ländern ausserhalb der EU, des EWR und der Schweiz eine Aufenthaltsgenehmigung, sofern sie eine berechtigte Investition in Portugal tätigen und aufrechterhalten.

Zu den derzeitigen Qualifizierungsmöglichkeiten gehören eine Investition in Höhe von 500.000 EUR in bestimmte nicht-immobilienbezogene kollektive Kapitalanlagen, eine Investition in Höhe von 500.000 EUR in förderfähige wissenschaftliche Forschung, ein Beitrag in Höhe von 200.000 EUR zur Unterstützung förderfähiger kultureller Aktivitäten sowie bestimmte Alternativen im Bereich der Unternehmensgründung und der Schaffung von Arbeitsplätzen. Das Programm verlangt in der Regel eine durchschnittliche physische Anwesenheit in Portugal von nur sieben Tagen pro Jahr.

Berechtigte Familienangehörige können ebenfalls in das Programm einbezogen werden.

Könnte interessant sein für: Einzelpersonen und Familien, die einen europäischen Aufenthaltsstatus anstreben und gleichzeitig ihren Hauptwohnsitz an einem anderen Ort behalten möchten.

Programm zur Erlangung einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung in Malta

Das Programm zur Erlangung einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung in Malta ermöglicht berechtigten Antragstellern den Erhalt einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung in Malta.

Den Programmunterlagen zufolge gewährt die im Rahmen des Programms erteilte Aufenthaltsgenehmigung das Recht, sich in Malta aufzuhalten, dort niederzulassen und zu leben sowie innerhalb des Schengen-Raums bis zu 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen visumfrei zu reisen.

Antragsteller müssen mehrere finanzielle Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehören derzeit eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 60.000 EUR, ein staatlicher Beitrag in Höhe von 37.000 EUR, eine gemeinnützige Spende in Höhe von 2.000 EUR sowie eine qualifizierte Immobilie. Antragsteller können eine Immobilie für mindestens 375.000 EUR erwerben oder eine qualifizierte Immobilie für mindestens 14.000 EUR jährlich mieten. Ausserdem müssen Antragsteller bestimmte Anforderungen an die finanziellen Mittel erfüllen.

Zu den berechtigten Angehörigen können ein Ehepartner oder ein berechtigter Lebenspartner, Kinder bis zum Alter von 28 Jahren sowie unter bestimmten Voraussetzungen Eltern und Großeltern gehören.

Dieses Programm könnte von Interesse sein für: Einzelpersonen und Familien, die einen dauerhaften Aufenthalt in einem EU- und Schengen Land in Betracht ziehen.

UNITED KINGDOM / VEREINIGTES KÖNIGREICH

Contactless Border Checks Launched

The British government recently announced that it will introduce contactless border control technology for British passport holders at Birmingham and East Midlands airports in the coming weeks. There are also plans to expand this to other major British airports by early 2027.

Initially, British passport holders will be able to pass through immigration upon arrival using facial recognition without having their passport scanned. The plan is to eventually expand the system to include other nationalities eligible to use the eGates.

The technology is intended to shorten processing times at the border and reduce lines, but it does not change entry requirements or immigration regulations, and travelers must still carry their physical passport for check-in, boarding, and travel.

Kontaktlose Grenzkontrollen eingeführt

Die britische Regierung hat kürzlich angekündigt, in den kommenden Wochen an den Flughäfen Birmingham und East Midlands kontaktlose Grenzkontrolltechnologie für Inhaber britischer Reisepässe einzuführen. Ausserdem ist geplant, diese bis Anfang 2027 auf andere grosse britische Flughäfen auszuweiten.

Zunächst können Inhaber britischer Reisepässe bei der Ankunft die Einreisekontrolle mittels Gesichtserkennung passieren, ohne ihren Reisepass scannen zu lassen. Es ist vorgesehen, dass das System später auf andere Nationalitäten ausgeweitet werden kann, die zur Nutzung der eGates berechtigt sind.

Die Technologie soll die Abfertigungszeiten an der Grenze verkürzen und Warteschlangen verringern, ändert jedoch nichts an den Einreise oder Einreisebestimmungen, und Reisende müssen weiterhin ihren physischen Reisepass für Check-in, Boarding und die Reise mit sich führen.

Part 2: Global Mobility: Payroll Processing in an International Context

Remote Work Abroad - When the Swiss Payroll System Is No Longer Sufficient

NORMA REYNOV, CONVINUS

Remote work abroad has become a reality for many companies. When hiring new employees, companies increasingly find suitable candidates who can and want to work for a Swiss company but do not want to move to Switzerland. Existing employees may also relocate abroad for personal reasons while continuing to work for their Swiss employer.

From an administrative standpoint, this often sounds surprisingly simple to line managers: The Swiss employment contract remains in effect, and the employee will work from abroad going forward. Done. From the perspective of HR and payroll departments, however, the situation is significantly more complex. This is because working abroad can give rise to additional obligations in both the country of residence and the country of employment.

Foreign Payroll Despite Swiss Salary Payments

Just because the salary continues to be transferred from Switzerland to the employee’s bank account does not mean that a purely Swiss payroll is sufficient. This is because if the employee lives and works abroad on a permanent basis, tax and social security obligations may arise there as well. Depending on the country, it may be necessary to register the Swiss employer abroad and set up a local payroll system to calculate and remit foreign taxes and social security contributions.

The actual salary payment can still be made from Switzerland. The foreign payroll system then calculates, for example, the foreign taxes and social security contributions and remits them to the relevant authorities. This creates an additional international payroll component for the payroll department, which requires special attention and regular coordination with the foreign payroll partner.

To set up the international payroll, the following questions in particular must be clarified:

• Where does the employee actually live and work?
• Does the employee also work regularly in Switzerland or in other countries?
• Which social security system is applicable?
• Are there any income tax or other payroll obligations abroad?
• Does the Swiss employer need to be registered abroad?
• Which compensation components must be reported to the foreign payroll department?
• What information must be exchanged monthly between the Swiss and foreign payroll departments?

Collaboration with Foreign Payroll Partners

Smaller and medium-sized companies, in particular, are generally unable to handle foreign payroll on their own. Instead, a foreign payroll provider handles the payroll processing.This simplifies the technical implementation but does not eliminate the entire administrative burden. The foreign partner regularly needs the correct information, such as details on salary changes, bonus payments, or other compensation components. For the Swiss payroll department, this primarily means additional coordination and an effective exchange of information between the relevant departments.

Employer of Record or Direct Hiring

When it comes to long-term employment abroad, hiring through an Employer of Record (EOR) is often considered. In this arrangement, a specialized EOR provider formally hires the employee in the respective country and acts as the legal employer, which also handles payroll processing.

In some cases, this can be a reasonable solution. However, depending on the country and the specific structure, EOR models may be subject to legal restrictions or entail additional compliance risks. For this reason, companies also regularly choose to hire employees directly and have the foreign payroll processed by an external provider in the respective country. Which option makes sense depends on the specific country, the number of employees, their job duties, and the planned duration of employment.

Conclusion

An employee may have a Swiss employer and a Swiss employment contract but still require a payroll setup abroad. The salary itself can continue to be paid from Switzerland. What matters is where the employee actually lives and works, and what tax and social security obligations arise as a result. If payroll obligations are clarified before the employee begins work, subsequent corrections and unnecessary administrative burdens can be significantly reduced. Based on the employee’s specific circumstances, it should also be determined in advance which form of employment is right for the company and whether an Employer of Record is even an option, or whether the employee should preferably be hired directly by the company. The next part of this series will focus on secondments and commuter arrangements, and the question of how these international assignment models can be reflected in payroll.

Teil 2: Global Mobility: Gehaltsabrechn ungen im internationalen Kontext

Remote Work im Ausland - wenn die Schweizer Payroll nicht mehr ausreicht

NORMA REYNOV, CONVINUS

Remote Work im Ausland ist in vielen Unternehmen längst Realität. Gerade bei Neueinstellungen kommt es immer häufiger vor, dass der passende Kandidat für ein Schweizer Unternehmen arbeiten soll und auch kann, aber dass der Kandidat seinen Wohnsitz nicht in die Schweiz verlegen möchte. Auch bestehende Mitarbeiter ziehen zum Teil aus privaten Gründen ins Ausland und arbeiten weiterhin für ihren Schweizer Arbeitgeber.

Für die Linienvorgesetzten klingt das aus administrativer Sicht oft erstaunlich einfach: Der Schweizer Arbeitsvertrag bleibt bestehen und der Mitarbeiter arbeitet künftig aus dem Ausland. Fertig. Aus Sicht der Personal- und Payrollabteilungen ist die Situation aber deutlich komplexer. Denn durch den ausländischen Arbeitsort können zusätzliche Pflichten im Wohn- bzw. Anstellungsstaat entstehen.

Ausländische Payroll trotz Schweizer Gehaltszahlung

Nur weil der Lohn weiterhin aus der Schweiz auf das Konto des Mitarbeiters überwiesen wird, bedeutet dies noch lange nicht, dass eine reine Schweizer Payroll ausreichend ist. Denn wenn der Mitarbeiter dauerhaft im Ausland lebt und arbeitet, können dort auch steuerliche und sozial versicherungsrechtliche Pflichten entstehen. Je nach Land kann es notwendig sein, den Schweizer Arbeitgeber im Ausland zu registrieren und eine lokale Payroll aufzusetzen, um die ausländischen Steuern und Sozialversicherungsbeträge abzurechnen und abzuführen.

Die eigentliche Gehaltszahlung kann trotzdem weiterhin aus der Schweiz erfolgen. Die aus ländische Payroll berechnet dann beispielsweise die ausländischen Steuern und Sozialversicher ungsbeiträge und führt diese an die zuständigen Behörden ab. Für die Payrollabteilung entsteht damit eine zusätzliche internationale Payroll-Komponente, die besondere Aufmerksamkeit und regelmässige Koordination mit dem ausländischen Payroll-Partner benötigt.

Zum Aufsetzen der internationalen Payroll müssen insbesondere die folgenden Fragen geklärt werden:

• Wo wohnt und arbeitet der Mitarbeiter tatsächlich?
• Arbeitet er zusätzlich regelmässig in der Schweiz oder in weiteren Ländern?
• Welchem Sozialversicherungssystem ist er unterstellt?
• Bestehen im Ausland Lohnsteuer- oder andere Payroll-Pflichten?
• Muss sich der Schweizer Arbeitgeber im Ausland registrieren?
• Welche Vergütungsbestandteile müssen der ausländischen Payroll gemeldet werden?
• Welche Informationen müssen monatlich zwischen der Schweizer und der ausländischen Payroll ausgetauscht werden?

Zusammenarbeit mit ausländischen Payroll-Partnern

Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen werden eine ausländische Payroll in der Regel nicht selbst durchführen können. Stattdessen übernimmt ein ausländischer Payroll Provider oder Treuhänder die Abrechnung.Das vereinfacht die technische Umsetzung, löst aber nicht den gesamten administrativen Aufwand. Der ausländische Partner benötigt regelmässig die richtigen Informationen, beispielsweise zu Gehaltsänderungen, Bonuszahlungen oder weiteren Vergütungsbestandteilen.

Für die Schweizer Payroll bedeutet dies vor allem zusätzliche Koordination und einen funktionierenden Informa-tionsaustausch zwischen den beteiligten Stellen.

Employer of Record oder direkte Anstellung

Bei einer dauerhaften Beschäftigung im Ausland wird häufig auch die Anstellung über einen Employer of Record (EOR) geprüft. Dabei stellt ein spezialisierter Anbieter den Mitarbeiter formal im jeweiligen Land ein und gilt als rechtlicher Arbeitgeber, der auch die Lohnabrechnung durchführt.

In Einzelfällen kann dies eine sinnvolle Lösung sein. Je nach Land und konkreter Ausgestaltung können EOR-Modelle allerdings rechtlich eingeschränkt sein oder zusätzliche Compliance-Risiken mit sich bringen. Daher nutzen Unternehmen auch regelmässig den Weg, die Mitarbeiter direkt bei sich anzustellen und die ausländische Payroll über einen externen Provider im jeweiligen Ausland abwickeln zu lassen.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Land, von der Anzahl der Mitarbeiter, deren Tätigkeiten und von der geplanten Dauer der Beschäftigung ab.

Fazit

Ein Mitarbeiter kann einen Schweizer Arbeitgeber und einen Schweizer Arbeitsvertrag haben und trotzdem eine Payroll im Ausland benötigen. Entscheidend ist nicht, aus welchem Land das Gehalt überwiesen wird, sondern wo der Mitarbeiter tatsächlich lebt und arbeitet und welche steuer lichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen dadurch entstehen.

Werden die Payroll-Pflichten bereits vor Beginn der Tätigkeit geklärt, lassen sich spätere Korrekturen und unnötiger administrativer Aufwand deutlich reduzieren. Anhand des konkreten Einzelfalls des Mitarbeiters sollte auch im Vorfeld geklärt werden, welche Anstellungsform die richtige für das Unternehmen ist und ob ein Employer of Record überhaupt in Frage kommen kann oder die Anstellung vorzugsweise direkt beim Unternehmen erfolgt.

Im nächsten Teil dieser Serie geht es um Entsendungen und Commuter-Sachverhalte und die Frage, wie diese internationalen Einsatzmodelle auf der Payroll abgebildet werden können.